メールの作法って

 

 メールは、最も新しい情報伝達手段である、といってもいいでしょう。

手紙でもないし、電話でもファッククスでもない。それだけに、書き方にはこれという決まった形はまだありません。そのよう中かで、基本的なスタイルが固まりつつあります。

 相手が読みやすいように工夫して書く

□メールは礼を欠かない表現を

 手紙文は、起こしの言葉、前文、主文、後文、結びの言葉、日付、署名、宛名などの要素から成り立っています。

これをすべてメールに取り入れては、メールを使っている意味がありません。

しかし、いきなり要件だけを書くのも、相手に必礼です。

□プライベートメールにもマナー

 メールで使えることば集

 *文頭のことば

  ビジネス

   お世話様です。  

  (いつも)お世話になっています。  

   はじめてメールを差し上げます。

 

  一般

   はじめまして、○○と申します。

   こんにちは、○○です。

   

 

 *結びのことば

  ビジネス

   まずは、お知らせまで。

   以上、ご報告まで。

   取り急ぎ、メールいたします。

   以上、よろしくお願い申しあげます。

   

  一般

   では、また。

   では、メールをおまちしています。

 

□箇条書きにするとわかりやすい。

□機種依存文字はこれで代用する。

 どうしても使いたいときは、全角のかっこでくくったり、アルファベット表記に置き換えて利用します。

 箇条書きの数字を複数使い分ける時がありますが、同じようにします。

 1.(1)〔1〕

 

□本文は30〜38字詰めで書く

 アウトルックエクスプレスの初期設定では、本文が自動的に38字で改行されます。

 ですから、それよりも多い字詰めで書いたときには、38字目と送信元の改行位置の二箇所で改行され いることになり、不自然な折り返しで表現されてしまいます。

  具体的には、50字詰めで書いた場合、38字、12字、38字、12字、、、、、という、不自然な折り返しで表 示されるので、送信者にとってはとても読みにくいメールになってしまいます。

  署名を工夫すれば受信者も整理しやすい。

 

□プライベートメールの例

 件名(内容を一言で言い表す件名を入れるといい)

 高橋淑郎です。(冒頭に送信者名を書く)

 今度、一杯やりましょう。(結論を先に書く)

 先日のあなたのメールを読んで、会いたくなりました。

 私は、来週あいています。都合をお知らせください。

 では、よろしく。

 5/5(日付は必ず入れる)

***********************************

 高橋淑郎 (プライベートメールの署名は簡単なものでよいが、署名は必ず入れる)

 BRB46054@nifty.com 

 

■注意 プライベートメールの場合は、署名(ハンドル名、愛称)は使い分けてもいいのですが、

    登録サイト(署名、メールアドレス)は登録したのと同じでなければ使えません。

    別の(メールアドレス)を使いたい時は変更の手続きをしましょう。

 

 

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